Mitarbeiter Büroorganisation VHS (m/w/d) - Öffentliche Stellenausschreibung

In der Volkshochschule der Stadtverwaltung Suhl ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Mitarbeiter Büroorganisation VHS (m/w/d)

neu zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Führen des Kursmanagements der VHS/ Planetarium

• Führen von Kursanmeldungen im verwendeten Datenbanksystem

• Datenbankführung und – pflege

• Verwaltungstechnische Bearbeitung von Veranstaltungen im Planetarium

• Organisation und Vorbereitung von Kursen, Vorträgen und Einzelveranstaltungen Mitwirkung bei der Erstellung von Kursübersichten und Aushängen

• Empfang und Betreuung von Dozenten, Kursteilnehmern und Besuchern

Öffentlichkeitsarbeit:

• Eingabe von Veranstaltungsterminen auf der Homepage der Stadt/VHS/Sternwarte   sowie in Abstimmung mit dem SB Öffentlichkeitsarbeit im Amtsblatt

• Verteilen von Info- und Werbematerial in Auslagen

• Mitwirkung bei der Erarbeitung des jährlichen Programmheftes

Allgemeines Hausmanagement (Koordinierung und Kontrolle Wartungsarbeiten, Reparaturarbeiten organisieren etc.)

• Vor- und Nachbearbeitung der Kursräume

• Bedienung und Überwachung der Bürotechnik und Präsentationstechnik der Kursräume (Telefon, Kopierer/Drucker, Beamer, Whiteboard, Plotter…) in Absprache mit IT

Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten

• Ablage und Archivierung von Akten und deren Digitalisierung

• Führen von Urlaubs-, Anwesenheits- und Dienstplänen

• Organisation, Kontrolle und Abrechnung der Aufsichtskräfte

• Inventarisierung der VHS (Verantwortlichkeit und Durchführung)

• Führung der allgemeinen Kommunikation der VHS (Telefon, E-Mail etc.)

• Erledigung anfallender Schreibarbeiten

• Protokollführung (Dienstberatung, Meetings etc.) und Überwachung

• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Von den Bewerbern (m/w/d) werden folgende Voraussetzungen erwartet:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

• Gute PC-Kenntnisse (insbesondere MS Outlook)

• Bedienung der Bürogeräte (Telefon, Kopierer, Fax, etc.)

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

• Belastbarkeit

• bürgerfreundlich und zuverlässig

• zeitliche Flexibilität – auch Abend- und Wochenendveranstaltungen möglich

• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, optimal mit dem Programm Kufer

• Grundkenntnisse in der Finanzverwaltung sind wünschenswert

Arbeitszeit:

Es handelt sich hierbei um eine unbefristete Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 35 Wochenstunden, vorbehaltlich des Ergebnisses der für 2026 geplanten Organisationsuntersuchung zur Stellenbemessung.

Bewertung:

Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet.

(Jahresbrutto inkl. Jahressonderzahlung ca. 36.000,00 EUR bis 44.000,00 EUR)

Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis 18.01.2026 über unser Onlinebewerberportal oder direkt an das Personal- und Hauptamt der Stadtverwaltung Suhl, Friedrich-König-Str. 42, 98527 Suhl oder per E-Mail an bewerbung@stadtsuhl.de.

Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten beim Versand einer E-Mail unverschlüsselt übertragen werden.

Wir weisen darauf hin, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber (m/w/d) vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlages.